Política de Privacidad

1. Quién es responsable de qué

• De los datos de tu cuenta y de tu equipo (nombre, correo, teléfono, lo que haces dentro del servicio) somos el responsable del tratamiento.

• De los datos de tus clientes (los pedidos, las conversaciones, las direcciones) eres tú el responsable y nosotros el encargado: los tratamos siguiendo tus instrucciones, en los términos del Acuerdo de Tratamiento de Datos. Eres tú quien tiene la relación con tus clientes y quien responde ante ellos.

2. Qué datos tratamos

• Tu cuenta: nombre, correo, teléfono, empresa, plan, medio de cobro (nunca la tarjeta: la guarda Stripe o Shopify), y la fecha y forma de cada acceso.

• Tu equipo: para cada persona que invitas, nombre, correo, teléfono, rol, permisos, tiendas asignadas y, si los cargas, sus datos de recursos humanos (documento de identidad, dirección, fecha de nacimiento, foto). Los cargas tú y los ves tú.

• Tus clientes: nombre, teléfono, dirección, pedidos, productos, montos, estados de entrega, y las conversaciones de WhatsApp e Instagram con ellos, incluidas las imágenes, audios y ubicaciones que envíen.

• Llamadas del módulo de voz: número llamado, duración, resultado, transcripción y, cuando la hay, grabación.

• Tesorería: los movimientos que registras y, si conectas el correo de tu banco, los avisos de movimientos que ese banco envía (fecha, monto, concepto y ordenante). No pedimos tus claves bancarias ni leemos otros correos: sólo llegan los que tú reenvías a la dirección que te damos.

• Publicidad: si conectas Meta Ads, el gasto, las campañas y los resultados de tu cuenta publicitaria.

• RealOffice: tu posición en el plano, tu estado (disponible, ocupado, ausente), los mensajes, tareas, decisiones, notas de voz y archivos de la oficina.

• Datos técnicos: navegador, sistema, versión de la aplicación, dirección IP y los errores que ocurren mientras la usas.

3. Para qué los usamos

• Para prestarte el servicio: recibir y seguir pedidos, conversar con tus clientes, despachar, cuadrar el dinero y calcular tu rentabilidad.

• Para que la inteligencia artificial responda a tus clientes y ayude a tu equipo, dentro de las reglas que tú configuras.

• Para avisarte: por correo, dentro de la aplicación y, si lo activas, con notificaciones en tu teléfono.

• Para proteger tu cuenta: detectar accesos raros, registrar quién hizo qué (auditoría) y exigir el segundo paso si lo tienes activado.

• Para mejorar el producto, con datos agregados que no identifican a nadie.

• Para cumplir la ley y atender requerimientos de una autoridad competente.

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos ni los de tus clientes a nadie para su propio uso.

4. Inteligencia artificial: qué sale y qué no

• Para que un agente responda, enviamos al proveedor de IA el texto de la conversación en curso, los datos del pedido que necesita (producto, precio, dirección, estado) y las reglas que tú le diste. Si el cliente manda una imagen o un audio, también.

• Las transcripciones de las llamadas se generan con el proveedor de voz y se pasan al modelo de IA para decidir el siguiente paso del guion.

• Usamos las API de empresa de Anthropic y OpenAI, cuyos términos indican que lo enviado por API no se usa para entrenar sus modelos, y la API de DeepSeek para tareas de razonamiento de bajo costo, sujeta a sus propios términos. Cada llamada a la IA queda registrada en tu cuenta con el modelo usado y su costo.

• No enviamos a la IA tus contraseñas, tus tokens de conexión ni los datos de cobro. Los datos de tu equipo sólo se envían cuando la IA trabaja en RealOffice con ellos (por ejemplo, para asignar una tarea).

• Puedes apagar la IA cuando quieras: desde ese momento no se envía nada nuevo.

5. Con quién compartimos los datos (subprocesadores)

Para funcionar, el servicio se apoya en estas empresas. Cada una trata sólo lo necesario para su función y está sujeta a sus propias obligaciones de seguridad y privacidad. Si añadimos o cambiamos alguna, actualizaremos esta lista y la fecha de vigencia.

Además, las transportadoras que conectes (KhlothiaPack, Gintracom y las que se añadan) reciben de cada pedido lo necesario para entregarlo: nombre, teléfono, dirección y monto a cobrar. Son proveedores tuyos, no nuestros: tú los eliges y los contratas.

6. Cookies y almacenamiento en tu navegador

• Sesión: la credencial con la que entras se guarda en el almacenamiento local del navegador (o en el de la pestaña, si desmarcas «Recordarme en este equipo»). Sin ella no se puede usar el servicio.

• Copia de trabajo: guardamos en tu navegador una copia de tu perfil, tus tiendas y tus pedidos recientes para que la aplicación abra rápido y siga funcionando con mala conexión. Se borra al cerrar sesión.

• Preferencias: tema claro u oscuro, pestaña elegida, tamaño de los paneles, y en local qué producto estás probando.

• Service worker: una copia de la aplicación para que cargue al instante y funcione sin conexión. Se actualiza sola.

• Errores: si algo falla en tu navegador, Sentry recibe el error, la pantalla en la que ocurrió y tu identificador y correo de usuario, para que podamos arreglarlo y avisarte. No recibe el contenido de tus conversaciones.

• No usamos cookies de publicidad, ni rastreadores de terceros, ni herramientas de analítica que sigan lo que haces fuera del servicio.

7. RealOffice: presencia, voz, cámara y el asistente Sombra

• Tu equipo ve dónde estás en el plano y si estás disponible; esa presencia se comparte en tiempo real y no se guarda como historial más allá de tu último estado.

• Las salas de voz y las videollamadas van de navegador a navegador y no se graban ni pasan por nuestros servidores más que para conectar a los participantes. Las notas de voz que dejas sí se guardan, como cualquier mensaje.

• Sombra es un asistente que, cada diez minutos, recoge lo que se rompió (errores), lo que fue lento y lo que nadie supo hacer (órdenes que la oficina no entendió), y nos lo manda como hallazgos agregados. Antes de salir de tu navegador se limpian identificadores, correos, teléfonos y nombres; en el servidor se limpian otra vez; y el panel donde lo leemos nunca muestra de qué empresa viene un hallazgo. Se envían como máximo 50 hallazgos distintos por ronda. Sirve para arreglar el producto, no para vigilar a nadie.

8. Llamadas: transcripción, grabación y consentimiento

• Las llamadas del módulo de voz se transcriben y pueden grabarse. La grabación y la transcripción quedan en tu cuenta, asociadas a la conversación y al pedido, y se borran con ellos.

• La voz avisa al inicio de cada llamada de que se graba. Ese aviso forma parte del saludo y no se puede quitar del guion.

• Tú eres quien decide llamar y quien debe tener el consentimiento del cliente donde la ley lo exija. Respetamos franjas horarias por país y las listas de «no llamar» que tú y tus clientes registran.

9. Drive: los archivos de tu empresa

• Los archivos que subes a RealOffice se guardan en Cloudflare R2, en un espacio propio de tu empresa con una cuota según tu plan.

• Se sirven con enlaces firmados que caducan: un enlace copiado deja de funcionar pasado un rato.

• Nosotros no abrimos ni analizamos tus archivos, salvo que nos lo pidas para resolver un problema o lo exija una reclamación fundada.

10. Cuánto tiempo los guardamos y cómo se borran

• Mientras tu cuenta esté activa, conservamos los datos que necesitas para trabajar: el historial de pedidos y conversaciones es parte del servicio.

• Si cancelas o cierras la cuenta, conservamos los datos 90 días por si vuelves o quieres exportarlos. Después se eliminan de forma permanente, incluidas las copias de seguridad en su ciclo normal de rotación.

• Puedes pedir que los borremos antes en la página de eliminación de datos. Lo hacemos en un máximo de 30 días y te lo confirmamos por correo.

• Si instalaste desde Shopify, atendemos sus avisos obligatorios: cuando un cliente tuyo pide sus datos, te los damos; cuando pide borrarlos, los borramos; cuando desinstalas, borramos los de la tienda tras los 90 días.

• Los registros de auditoría (quién hizo qué) y los registros de consumo de la wallet se conservan mientras dure la cuenta, porque son la prueba de lo que se cobró y de quién accedió.

• El saldo de la wallet no gastado se pierde al eliminar la cuenta; te lo recordamos antes.

11. Cómo protegemos los datos

• Cada cuenta sólo puede leer sus propios datos, y eso se aplica en la propia base de datos (seguridad a nivel de fila), no sólo en la pantalla.

• Los tokens de conexión (WhatsApp, Shopify, transportadoras) se guardan en el servidor y nunca viajan al navegador de tu equipo.

• Toda la comunicación va cifrada (TLS) y los datos en reposo están cifrados en la base de datos y en el almacenamiento.

• Los avisos que nos llegan de Shopify, Meta y las transportadoras se verifican con firma antes de aceptarlos.

• Puedes activar la verificación en dos pasos en tu perfil. Cada acceso y cada acción relevante quedan en un registro de auditoría que puedes consultar.

• Si detectamos una brecha que afecte a tus datos, te avisaremos sin demora indebida con lo que sepamos y lo que estemos haciendo.

12. Dónde se tratan los datos

Nuestros servidores y la mayoría de los subprocesadores están en Estados Unidos; DeepSeek trata datos desde Singapur o China. Al usar el servicio aceptas esa transferencia. Con cada subprocesador tenemos acuerdos que exigen medidas de seguridad y un uso limitado a la función contratada.

13. Tus derechos

Tengas o no una ley que te lo garantice, puedes:

• Acceder a los datos que tenemos sobre ti y pedir una copia en un formato legible por máquina.

• Corregirlos si están mal (casi todo lo puedes corregir tú desde la aplicación).

• Pedir que los borremos, con los límites de la sección 10.

• Oponerte a un tratamiento concreto o pedir que lo limitemos.

• Retirar la autorización de cualquier conexión (Google, Meta, Shopify) desde Conexiones o desde esa plataforma.

Escríbenos a support@realprofit.io y te respondemos en un máximo de 30 días. Si un cliente tuyo ejerce estos derechos ante ti, te ayudamos a atenderlo.

14. Menores

El servicio no está dirigido a menores de 18 años y no recogemos a sabiendas datos de menores. Si detectamos que ha ocurrido, los borramos.

15. Cambios a esta política

Cada versión lleva número y fecha de vigencia arriba de esta página. Los cambios relevantes se avisan por correo o dentro de la aplicación antes de que entren en vigor.

16. Contacto

BIZGROUP INTERNATIONAL LLC · support@realprofit.io. Los datos de la empresa figuran al pie. Consulta también los Términos de Servicio y el Acuerdo de Tratamiento de Datos.